Isännöitsijällä on suuri vaikutus taloyhtiön arkeen, talouteen ja asumisviihtyvyyteen. Tämän vuoksi on tärkeä pysähtyä miettimään, kenen hoidossa taloyhtiösi asioiden organisointi on. Toivottavasti taloyhtiösi isännöinti on tällä hetkellä hyvissä käsissä, mutta jos olet tyytymätön nykyiseen toimijaan,  voi  isännöinnin vaihtaminen olla hyvä ratkaisu taloyhtiön toiminnan sujuvoittamiseksi ja kustannusten hillitsemiseksi.

Milloin isännöintiä kannattaa vaihtaa?

Isännöitsijän vaihto tulee tyypillisesti ajankohtaiseksi silloin, kun nykyinen palvelu ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita. Yleisimpiä syitä ovat:

Heikko asiakaspalvelu, jolloin asukkaiden ja hallituksen kokemukset ovat toistuvasti negatiivisia ja isännöitsijää ei tavoiteta.  Viestintä on hidasta ja puutteellista, jolloin vastauksiin menee kohtuuttoman kauan aikaa, tiedonkulku on epäselvää ja puutteellista aiheuttaen asukkaille enemmän kysymyksiä kuin vastauksia.

Isännöintiyrityksissä, joissa panostetaan asiakaspalveluun on yleensä nopeampi tapa hoitaa asioita ja asiakkailla myös tämän myötä positiivisempi palvelukokemus. Hyvä isännöitsijä on tavoitettavissa ja voi osaltaan tehdä taloyhtiön arjesta sujuvampaa.

Epäselvä laskutus tai vaikeasti seurattava taloushallinto ei useinkaan herätä hallituksen eikä osakkaiden luottamusta. Kirjanpito voi herättää toistuvasti kysymyksiä, talouden seuranta on hankalaa ja taloyhtiölle tulee laskuja, joista hallitus ei ole tietoinen. 

Isännöintiyritys, jossa nämä asiat ovat kunnossa tekee tiivistä yhteisyötä taloyhtiön hallituksen kanssa ja hallituksella voi olla mahdollisuus seurata laskuja ja taloyhtiön rahaliikennettä esimerkiksi isännöintijärjestelmästä. Asioista ja hankinnoista keskustellaan avoimesti.

Huonossa projektijohtamisessa remontit ovat huonosti organisoituja ja johdettuja, venyvät ilman selkeää syytä ja kilpailutukset ovat puutteellisesti tehtyjä. Asukkaiden tiedottaminen näissäkin asioissa on heikkoa.

Toimivassa isännöintiyrityksessäkorjaushankkeisiin on mahdollista saada ammattitaitoista tukea isännöitsijän kautta. Isännöitsijältä voi itseltään löytyä vahvaa teknistä asiantuntemusta tai hänellä on riittävät verkostot näiden toimijoiden hankkimiseen. Tämä tuo osaltaan varmuutta isoihin investointeihin.

Miten isännöinnin vaihto käytännössä tapahtuu?

Meiltä on monesti tiedusteltu, miten isännöinnin vaihto käytännössä tapahtuu ja miten työläästä prosessista on kysymys. Isännöinnin vaihtaminen on yllättävän suoraviivainen prosessi, kun se suunnitellaan huolellisesti.

Ensimmäiseksi on syytä miettiä mitä palveluita taloyhtiö tarvitsee ja millaista muutosta nykyiseen isännöintiin toivotaan. Kilpailutus kannattaa tehdä huolellisesti ja keskittyä kilpailutuksella saamaan selville isännöintiyritysten hinnoitteluperiaatteet, palvelusisältö, taloushoidon järjestelmät, viestintätaidot ja viestintäkanavat sekä yrityksen referenssit.

Kun tarjoukset on saatu, hallitus käy ne läpi ja tekee valinnan asiasta. Hallitus on päätösvaltainen tässä asiassa, mutta asian voi viedä myös yhtiökokouksen päätettäväksi. Tyypillisesti irtisanomisaika edellisen toimijan kanssa on 3 kuukautta, mutta joissain tapauksissa se voi olla esimerkiksi 6 kk. Irtisanominen tehdään kirjallisesti edellisen toimijan kanssa ja yleensä tämän tekee taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja.

Hallitus tekee kirjallisen päätöksen uuden isännöitsijän valinnasta. Hallituksen kokouspöytäkirja päätöksestä toimitetaan uudelle isännöitsijälle, että hän on toimivaltainen esimerkiksi taloyhtiön pankkiyhteyksien avaamiseen.

Uusi isännöitsijä sopii edellisen toimijan kanssa siitä, miten tiedostot, sopimukset ja talousaineisto siirtyvät hänelle ja hoitaa tämän itsenäisesti. Asukkaita tiedotetaan isännöinnin vaihtumisesta riittävän ajoissa sekä annetaan uuden isännöitsijän yhteystiedot.

Isännöinnin vaihtaminen ei ole vaikeaa eikä hankalaa. Se ei ole myöskään pelkästään hallinnollinen toimenpide, mutta se voi olla taloyhtiön tulevaisuuden kannalta yksi tärkeimmistä päätöksistä.