Vuosikello taloyhtiön järjestyksen tueksi

Isännöinnin vuosikello on merkittävä apuväline pitämään taloyhtiön toiminta järjestelmällisenä. Sen avulla on hyvä varmistaa, että kaikki tehtävät tulevat suoritetuksi aikataulussa. Vuosikellon tarkoituksena on auttaa isännöitsijää, taloyhtiön hallitusta ja asukkaita pysymään selvillä kaikista  tehtävistä ja tapahtumista vuoden aikana.

Vuosikellon laadinnassa on mahdollista käyttää jaottelua vuodenaikojen tai kuukausien mukaan. Jokaiseen vuodenaikaan kuuluu omia tehtäviä ja kuukausittaisessa vuosikellossa tehtävistä kerrotaan tarkemmin. Liian tarkka rajaaminen ei ole tarkoituksenmukaista ulkoa tulevien muuttujien ja jokaisen yhtiön erityistarpeiden vuoksi.

Vuosi aloitetaan edellisen vuoden tilinpäätöksen laadinnalla sekä talousarvion ja toimintasuunnitelman hyväksymisellä, jotka käydään läpi yhdessä hallituksen kanssa.

Alkuvuoden aikana pidetään erityistä huolta, että kiinteistöhuolto toimii talvikunnossapidon osalta, jotta kulkuväylät ovat turvallisia ja lumet ja jäät poistetaan asianmukaisesti.

Tilinpäätösten valmistuttua usein maaliskuun aikana aloitetaan pitämään yhtiökokouksia, jossa käydään läpi edellisen vuoden tilinpäätös, laadittu talousarvio sekä taloyhtiön viiden vuoden kunnossapitotarveselvitys.

Maalis-huhtikuun aikana voidaan alkaa järjestelemään kevätsiivousta, jossa asukkaat voivat osallistua yhteisten tilojen ja piha-alueiden talkoisiin. Samassa yhteydessä on hyvä tehdä vuosikatsaus, jossa käydään läpi taloyhtiön kunto ja mahdolliset korjaustarpeet.

Toukokuussa pidetään vielä useiden yhtiöiden yhtiökokouksia ja viimeiset jäävät jopa kesäkuulle, joka onkin yleisin takaraja kokousten pitämiselle. Toukokuun aikana tarkistetaan piha-alueet ja tehdään tarvittavat kunnostustyöt.

Kesä-heinäkuu on yleensä hiljaisempaa aikaa taloyhtiöissä ja useat asukkaat lomailevat. Isännöitsijänä on hyvää aikaa tehdä kilpailutuksia ja organisoida yhtiökokouksessa päätettyjä kunnossapitotarpeita. Useita urakoita voidaan toteuttaa myös kesällä.

Elokuussa aletaan valmistautua syksyyn.  Silloin tarkistetaan lämmitysjärjestelmät ja varmistetaan eri sopimusten voimassaolo. Tämä on hyvä ajankohta tarkastaa, että taloyhtiöllä on voimassa oleva pelastussuunnitelma ja tehdä siihen vuosittainen päivitys.

Syyskuussa useissa yhtiöissä järjestetään syystalkoot, jolloin asukkaat voivat jälleen osallistua yhteisten tilojen ja piha-alueiden kunnostamiseen. Talkoiden yhteydessä voidaan yhteisesti taas käydä läpi mahdollisia ilmenneitä kunnossapitotarpeita.

Lokakuussa suunnitellaan talvikunnossapitoa ja varmistetaan että tarvittavat välineet ovat kunnossa.  On syytä tarkistaa, että aurauksesta ja hiekoituksesta on sovittu urakoitsijan kanssa. On myös varmistettava, että mahdollinen talkoolista kunnossapitotöistä on laadittu, jos sellainen on yhtiössä käytössä.

Marraskuussa valmistellaan seuraavan vuoden talousarviota. Siinä käydään läpi menot ja tulot, mahdolliset hintojen korotukset toimittajilta sekä suunnitellaan tulevia investointeja ja korjauksia. Tässä isännöitsijän ja hallituksen yhteistyö on tärkeää ja hallitukselle on annettava riittävä tieto taloyhtiön taloustilanteesta. Joulukuussa laaditaan toimintakertomus taloyhtiön vuodesta laadittavan tilinpäätöksen liitteeksi.  Useissa taloyhtiöissä tässä vaiheessa tehdään myös vesitasauslaskutus. Joulukuussa on hyvä laatia ohje jätteiden lajittelusta joulunaikaa varten sekä toivottaa Hyvää Joulua taloyhtiön väelle sekä yhteistyökumppaneille.